Seit 2020 kennen die meisten von uns sowohl die Chancen als auch die Herausforderungen, die mit der Arbeit aus dem Homeoffice verbunden sind. In einem Unternehmen wie Spaceteams, das vollständig remote arbeitet, besteht ein gewisses Risiko, sich von seinen KollegInnen abgekoppelt zu fühlen. Im ungünstigsten Fall sogar so sehr, dass man sich auch dann nicht traut, jemanden anzusprechen, wenn man Unterstützung braucht.
Die Anmietung oder der Kauf von Büroräumen könnte da natürlich Abhilfe schaffen, aber nicht jeder möchte zu den alten Gewohnheiten zurückkehren, 5 Tage die Woche in einem Büro zu arbeiten. Die nächstbeste Lösung war für uns daher, ein virtuelles Büro einzuführen.
Im Folgenden erfahrt ihr, wie dieses virtuelle Büro funktioniert, warum wir es nutzen und wie es zu einer guten Remote-Unternehmenskultur beiträgt.
Wie alles begann
Spaceteams wurde 2020 während der Zeit von Corona-Lockdowns und Kontaktbeschränkungen gegründet. Die Anmietung eines Büros war also keine realistische Option. Die Gründer waren es jedoch gewohnt, in agilen Teams zu arbeiten, wo alle zusammen in einem Raum saßen, man sich jederzeit austauschen, paarweise programmieren oder gemeinsam Lösungen diskutieren konnte. Das Arbeiten aus dem Homeoffice konnte auch mit Slack, E-Mail und Videoanrufen nicht die Vorteile einer persönlichen Anwesenheit im Büro ausgleichen, wo man jederzeit miteinander reden und zusammenarbeiten konnte.
Also begannen wir, nach anderen Ideen zu suchen, um die Interaktion zu verbessern und einem Bürogefühl näher zu kommen. Und wir fanden WorkAdventure (https://workadventu.re/).
Dann ließen wir unser individuelles „Büro“ entwerfen, um es an unsere Bedürfnisse und die Teamstruktur anzupassen - und ihr ahnt es schon: natürlich ist es ein Raumschiff. Jede/r Mitarbeitende und auch Gäste, wie z. B. Vertreter:innen unserer Kunden, können nun aus der Ferne in unserem Raumschiff-Büro mitarbeiten.
So funktioniert’s
Jede Person, die das Raumschiff betritt, muss einen Woka, einen Avatar, für WorkAdventure wählen und ihm einen Namen geben (vorzugsweise ihren echten 🙂).
Es gibt drei Arten von Bereichen in unserem Raumschiff:
- Für allgemeine Interaktion
- Für Videokonferenzen (Jitsi-Räume)
- Für Fokus-Zeit ohne Unterbrechungen (Silent Room)
In den Bereichen für allgemeine Interaktion wird, sobald sich ein Woka einem anderen nähert, sofort ein Videogespräch eröffnet, so dass ihr miteinander sprechen könnt. Bis zu 4 Personen können auf diese Weise jederzeit zusammenkommen und sich unterhalten.
In den Konferenzräumen gibt es hingegen fast keine Begrenzung der Teilnehmerzahl. Sobald euer Woka einen Konferenzraum betritt, beginnt eine Videokonferenz, und jeder, der denselben Raum betritt, nimmt ebenfalls an dieser Konferenz teil.
Der Silent Room erlaubt keine Videoanrufe innerhalb von WorkAdventure. Diese Funktion ist deaktiviert, um konzentriertes Arbeiten ohne Unterbrechungen zu ermöglichen.
So nutzen wir WorkAdventure
Unser Raumschiff ist für bis zu 5 Teams ausgelegt und kann in Zukunft bei Bedarf erweitert werden. Das heißt es gibt verschiedenfarbige Räume, einen für jedes Team und einen daran angeschlossenen Konferenzraum. Außerdem haben wir für Pausen und allgemeine Interaktionen einen Strand und eine Küche (Konferenzraum). Auch an den Spacetime-Tagen, die in der Regel auf einen Freitag fallen, verbringen wir unsere Zeit am Strand. An diesen Tagen arbeiten wir nicht an unseren Projekten und nutzen die Zeit stattdessen, um neue Fähigkeiten zu erlernen und uns weiterzubilden, z. B. über neue Technologien, Soft Skills, Workshops usw.
Wir bemühen uns, dass jede/r während seiner Arbeitszeit im jeweiligen Teamraum und während der Spacetime am Strand oder anderswo im Raumschiff für Gespräche und Fragen zur Verfügung steht.
Wenn jemand in einer Besprechung ist oder sich konzentrieren muss, geht er oder sie mit seinem Woka in den Silent Room.
Warum wir ein virtuelles Büro nutzen
Ohne ein physisches Büro und persönlichen Kontakt ist es schwer, ein echtes Team- und Unternehmensgefühl aufzubauen. Und man bekommt schwerer mit, wer bei der Arbeit ist und wer externe Termine hat oder krank ist, wenn man aus der Ferne arbeitet.
Unser virtuelles Büro zeigt an, wer gerade arbeitet und ob er oder sie für ein kurzes Gespräch zur Verfügung steht. Wenn jemand mit seinem Woka im Silent Room steht, bekomme ich zumindest das Gefühl, dass er oder sie grundsätzlich da ist.
Ein Raum pro Team gibt außerdem ein gewisses Gefühl der Zugehörigkeit, auch wenn es sich nur um einen virtuellen Ort handelt. Man trifft sich dort morgens und kommt von Zeit zu Zeit zum Chatten zusammen. Und wenn man morgens sehr früh kommt oder abends sehr spät geht, hat man ein ähnliches Gefühl, allein im Büro zu sein, wenn alle anderen Wokas weg sind, wie man es in einem echten Büro hat.
Am wichtigsten jedoch: Unser Raumschiff-Büro verringert die Hürde, mit den KollegInnen in Kontakt zu treten, erheblich. Man sieht nicht nur, wo sich alle mit ihren Wokas befinden, sondern sie signalisieren damit deutlich, ob sie gerade verfügbar sind oder nicht. Es fällt umso leichter, mit seinem Woka zu einem Teammember hinüberzugehen, wenn man dessen Woka neben sich stehen sieht. Und es macht einfach ein bisschen Spaß, durch den Flur zu rennen - ja, der Woka kann rennen, wenn man möchte - um jemanden in einem anderen Raum zu besuchen.
Remote Kultur
Die Remote Arbeit hat einige positive und einige negative Auswirkungen auf die Menschen. Manche Menschen sind sehr froh über die Zeitersparnis, die sie durch den Wegfall des Pendelns haben. Andere fühlen sich viel einsamer und vermissen den direkten Kontakt mit ihren Kollegen.
Unser Raumschiff ersetzt keine Treffen in der realen Welt, aber es ist ein super Mittelweg zwischen der Arbeit im Homeoffice und dem täglichen Zusammentreffen in einem Büro.
Wenn ihr auch remote arbeitet und nicht wisst, wie ihr eure Mitarbeitenden einander näher bringen könnt, solltet ihr dieses oder ein anderes Remote-Office-Konzept einmal ausprobieren. (Anm. Dies ist unbezahlte Werbung 🙂)
Unser Fazit: Spaceteams wäre nicht mehr dasselbe ohne unser Raumschiff.